Dalam seminarnya, Karen menegaskan pentingnya dokumentasi di museum. Pertama, dokumentasi membantu museum dalam mencatat dan mengidentifikasi setiap koleksi dengan detail, termasuk lokasi. Hal ini penting agar koleksi tercatat dengan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Kedua, dokumentasi juga berperan dalam menjaga keamanan koleksi dengan menyediakan data lengkap tentang kondisi dan lokasi setiap benda. Dengan dokumentasi yang baik, museum dapat menggunakan informasi tersebut sebagai bukti kepemilikan dan membantu melacak koleksi yang mungkin hilang akibat pencurian atau bencana. Selain itu, dokumentasi juga dapat mengungkap “sejarah” dari setiap koleksi di museum, seperti informasi tentang pemilik sebelumnya, cara pembuatan, asal-usul, penggunaan, dan nilai jangka panjang dari koleksi tersebut. Terakhir, dokumentasi museum juga memungkinkan publik untuk mengakses koleksi tersebut baik secara fisik maupun secara daring melalui website museum.

